Kumppani projektiin löytyi Hanselin avulla

Syksyllä 2024 järjestettävä Maa­seutu­parlamentti kokoaa Nurmekseen ja linjoille tuhansia maa­seudun kehittämisestä innostuneita ihmisiä. Maa­seutu­parlamentin järjestelyjä luotsaava maa- ja metsä­talous­ministeriö päätti luottaa suur­tapahtuman kilpailuttamisessa Hanselin apuun.

Maaseutuparlamentti on yhteis­kunnallinen maa­seutu­tapahtuma, joka on tarkoitettu kaikille maa­seudun tulevaisuuden kehittämisestä kiinnostuneille. Vuonna 2024 live-tapahtuman näyttämölle Nurmekseen odotetaan saapuvan jopa 2 500 ja webinaari­linjoille 3 000 ihmistä. Massiivisen tapahtuman järjestelyissä on valtavasti huomioon otettavia osa-alueita ohjelman konseptoinnista tapahtuma­tuotantoon ja tekniikkaan, ja järjestelyissä mukana kymmenittäin kumppaneita.

”Maaseutuparlamentti on moni­muotoinen tapahtuma, joka toteutetaan yhteis­voimin, kumppanuudessa useiden kymmenien toimijoiden kanssa. Kokemuksesta tiedämme, että onnistunut tapahtuma edellyttää vahvaa koordinaatiota, hallintaa ja ennen kaikkea rakentavaa henkeä. Tarvitsimme tapahtumamme tuottajaksi vahvan osaajan”, maa- ja metsä­talous­ministeriön neuvotteleva virka­mies Antonia Husberg kertoo.

Hanselin Viestintä- ja markkinointi­palveluiden DPS tarjosi hyvän alustan kilpailutukselle. Yhdessä Hanselin hankintojen tuki -⁠tiimin kanssa päädyttiin MinikisaPlus-toteutukseen, jossa asiakas määrittelee hankinnan kohteen ja Hanselin tiimi huolehtii kilpailutuksen läpi­viennistä. Husberg sai tuekseen hankinta-asian­tuntija Petri Hakalan ja juristi Antti Tuukkasen. Myös DPS:n kategoria­päällikkö Anni Airaksinen oli tiiviisti mukana projektissa. Projekti aloitettiin luonnollisesti kuvaamalla tarkasti se, mitä ollaan hankkimassa.

Tarkka määrittely­työ palkittiin onnistuneena loppu­tuloksena

”Näin laajassa tapahtumassa hankinnan kohteen kuvaamiseen menee aikaa. Onneksi meillä oli hyvät lähtö­tiedot edellisistä tapahtumista. Kun kirjoitimme tarkasti auki kaiken sen, mitä haluamme hankkia, oli lopputuloksena 11-sivuinen dokumentti”, Husberg naurahtaa.

Hakala ja Tuukkanen tukivat Husbergia koko kilpailutus­projektin ajan, ja toivat asian­tuntemustaan erityisesti asian­tuntijoille asetettavien vaatimusten sekä tarjousten vertailu­perusteiden ja niiden pisteyttämisen määrittelyyn. DPS:n hyvät malli­pohjat ohjasivat tekemistä oikeaan suuntaan. Myös markkina­vuoro­puhelun mahdollisuus hyödynnettiin, ja toimittaja­kenttä pääsi esittämään tarjous­pyyntö­luonnoksesta kysymyksiä ja kommentoimaan sitä.

”Suosittelemme markkina­vuoro­puhelua aina asiakkaillemme, etenkin laajoissa kilpailutuksissa. Saadut vastaukset ja kommentit auttavat yleensä hiomaan tarjous­pyyntöä entistä paremmaksi, ja näin saadaan myös parempia tarjouksia”, Hakala kertoo.

Tässä tapauksessa tarjousten vertailussa asian­tuntijoiden kokemus ja tarjoajan laatima esitys palvelun sisällöstä painoivat vaakakupissa 60 prosentin verran ja hinnan paino­arvo oli 40 prosenttia. Tarjoajan piti esityksessään tuottaa konsepti markkinointi­materiaalista ja tapahtuman päälavasta sekä kuvata se, miten paikallisuus otetaan huomioon tapahtuman ilmeessä.

Hyvä pohjatyö selvästi kannatti, sillä voittanut tarjous vastasi erin­omaisesti asiakkaan tarpeita. Toimittajaksi valittiin Markkinointi­osake­yhtiö I2.

”Hanselilaisten apu tässä projektissa oli korvaamatonta. He pitivät huolen siitä, että projekti eteni aika­taulussa ja nostivat esiin asioita, joita emme välttämättä itse olisi osanneet huomioida. Nyt meillä on käytettävissämme hyvin kilpailutettu kokonaisuus, jossa kaikki tärkeät yksityis­kohdat on otettu huomioon. Yhteis­työ toimittajan kanssa on lähtenyt hyvin käyntiin ja tapahtuman järjestelyt etenevät suunnitellusti”, Husberg kiittelee.

 

Sinua voi myös kiinnostaa