Yhteis­hankintojen käytön tukea tekemässä

Työvälineiden ja toiminnan kehittäminen, resurssit ja yhteis­työ sekä vaikuttavuus – näihin sanoihin voidaan tiivistää yhteis­hankintojen tuen saavutukset sekä osaltaan myös haasteet vuoden 2023 aikana.

Työvälineiden kehittämisen kannalta saimme otettua suuren askeleen jo heti alku­vuoden aikana, kun päätimme toteuttaa mini­kisa­yhteis­hankinnoistamme saapuvien asiakas­yhteyden­ottojen automatisoinnin. Projekti vaati sekä nyky­toiminnan laajaa kartoitusta että eri tilanteiden tarkkaa analysointia. Toiminnan kartoituksen ohella automatisointi tarkoitti myös työ­tapojen muutosta verrattuna entiseen.

Yhteisen tekemisen voimalla saimme työ­kalun rakennettua toimivaksi yhteis­työ­kumppanimme Fellowmindin kanssa, ja uusi Customer Service -⁠ominaisuus otettiin käyttöön huhti­kuun lopussa sujuvasti. Uusi työ­kalu otettiin innolla vastaan, ja siitä muodostui työtapoja olennaisesti parantava sekä oiva yhteis­hankintojen seurannan mahdollistava työ­väline. Käyttöön­oton jälkeen olemme saaneet erittäin tärkeää tietoa siitä, millaisia kysymyksiä ja tuen tarvetta eri yhteis­hankinnoissa on. Huhti­kuun lopusta lähtien vastaan­otimme asiakkailtamme reilut 800 yhteyden­ottoa, joista noin 570 koski yksittäisiä yhteis­hankintoihimme liittyviä neuvonta­tilanteita. Reilussa 200 tapauksessa kommentoimme asiakkaan sisäisen kilpailutuksen hankinta-asia­kirjoja. Edellä olevien lisäksi avustimme asiakkaitamme puhelimitse sekä toteutimme 120 mini­kilpailutusta yhteis­työssä asiakkaidemme kanssa.

”Vastaanotimme asiakkailtamme kiitoksia niin digitaalisesti kuin myös mahtavina livehetkinä tapahtumissa.”

Yhteistyön voimaan kiteytyvät vuoden aikana saavutetut monet toiminnan kehittämis­työt ja selätetyt resurssi­haasteet. Kattavamman ja yli yksikkö­rajojen toteutetun yhteistyön ansiosta loimme asiakkaillemme sekä laadukkaampia asiakas­materiaaleja että sujuvampaa palvelu­ketjua. Toimen­piteet kantoivatkin hedelmää, kun vastaan­otimme asiakkailtamme kiitoksia niin digitaalisesti kuin myös mahtavina live­hetkinä tapahtumissa, joissa olimme kertomassa tuestamme yhteis­hankintojen käytössä.

Vaikuttavuuden mittaaminen aloitettiin mini­kilpailutuksissa

Toiminnan kehittämisen ja syvemmän yhteis­työn ohella ei pidä unohtaa myöskään uutta yksikössämme tehtävää vaikuttavuus­työtä, jonka osalta otimme uusia askelia aloittamalla kilpailutus­palveluissa jo aikaisemmin käytössä olleen vaikuttavuus­analyysin kehittämisen myös yhteis­hankinnan mini­kilpailutukseen soveltuvaksi. Mallin rakentamisen pohjaksi ja pilotointi­kohteeksi valikoitui siivous­palveluiden dynaaminen hankinta­järjestelmä ja sen sisällä toteuttava mini­kilpailutus.

Jo projektin alku­vaiheessa osoittautui, että vaikuttavuus­arviointi tuli jakaa kahteen vaiheeseen, jotta mini­kisallisen yhteis­hankinnan kokonais­vaikuttavuus saatiin mitattua. Näistä ensimmäisessä vaiheessa tulee analysoida yhteis­hankinnan itsensä tuottama vaikuttavuus ja vasta sen jälkeen asiakas­kohtaisesti mini­kilpailutuksessa tuotettu vaikuttavuus. Kehitys­työn seurauksena loimme pilotointi­mallin, jossa analysoimme yhteis­hankinnan hyödyntämisen itsessään tuottaman vaikuttavuus­indeksin, jota asiakas voi omilla valinnoillaan mini­kilpailutuksessa vielä edelleen nostaa. Mallin kehittämisen jälkeen löytyikin nopeasti varsinainen pilotointi­kilpailutus, jossa asiaa päästiin kokeilemaan myös käytännössä. Työ yhteis­hankintojen tuessa jatkuu yhä vaikuttavampien hankintojen saavuttamiseksi tulevaisuudessa.

Tulosta

Sinua voi myös kiinnostaa

Saimme sidos­ryhmiltämme yhä parempaa palautetta

Asiakas- ja toimittaja­tyytyväisyyttä mitataan Hanselissa säännöllisesti.

Lue juttu

Kumppani projektiin löytyi Hanselin avulla

Lue juttu

Yhteishankintojen esi­selvitystä kehitettiin

Kustakin uudesta yhteis­hankinnasta tehdään kattava esiselvitys.

Lue juttu