Yhteishankintojen esi­selvitystä kehitettiin

Kustakin uudesta yhteis­hankinnasta tehdään kattava esiselvitys. Vuonna 2023 esi­selvityksen sisältöä, käsittely­prosessia ja ohjeistusta kehitettiin.

Esiselvityksen tekeminen on jaettu kahteen osaan: Ensin tulevat yhteis­hankinnat hyväksytään johto­ryhmässä lisättäväksi kilpailutus­kalenteriin. Esi­selvityksen valmistuttua esi­selvitys tuodaan johtoryhmään hyväksyttäväksi.

Uudistus­työssä lisättiin esi­selvityksen laatimiseen osallistuvien asian­tuntijoiden määrää. Tulevan yhteis­hankinnan toiminta­mallin määrittämiseen osallistuvat kategoria­päällikön lisäksi juristi ja kilpailuttamis­konsultti sekä tarvittaessa hankintojen tuki -⁠yksikön hankinta-asian­tuntija ja juristi. Lisäksi esi­selvitys käsitellään asiakkuus­yksikön kanssa ennen johto­ryhmälle esittelyä.

Riskiarviointi, tieto­suoja ja varautuminen mukaan esi­selvitykseen

Myös esi­selvityksen sisältöä uudistettiin. Esi­selvitykseen lisättiin riskien arviointi, jonka laatimisessa apuna toimii Hanselin turvallisuus­ryhmä. Lisäksi luokitellaan yhteis­hankinnan tieto­suoja­taso yhdelle kolmesta tasosta sen mukaan, onko hankinnassa erityisiä tieto­suojan tarpeita, ja onko tarpeen tehdä vaikutus­arviointi tai muutoksia sopimus­ehtoihin. Samoin luokitellaan yhteis­hankinnan tieto­turva­taso kolmelle tasolle sen mukaan, käsitelläänkö yhteis­hankinnassa turvallisuus­luokiteltua, kriittiseksi arvioitua tai salassa pidettävää tietoa.

Esiselvityksessä arvioidaan myös tulevan yhteis­hankinnan varautumis­taso jollekin kolmesta tasosta sen mukaan, onko yhteis­hankinnan toimivuudella merkitystä normaali­ajan häiriö­tilanteissa tai poikkeus­oloissa asiakkaiden toiminnan kannalta. Myös vaihto­ehtoisten hankinta­kanavien tarve arvioidaan tässä yhteydessä.

Jatkossa jo esiselvityksessä kartoitetaan myös hankintaan kohdistuvia harmaan talouden riskejä.

Esiselvityksen yhteydessä tehtävää segmentointia hankinnan kohteen moni­mutkaisuuden ja toimittaja­markkinoiden hallittavuuden näkö­kulmasta uudistettiin. Segmentoinnissa otetaan huomion hankittavan tuotteen tai palvelun ominaisuudet, hankinnan asiakas­näkö­kulma, toimitus­prosessi ja hankinnan kohteesta aiheutuvat osaamis- ja resurssi­vaateet. Toimittaja­markkinoiden näkö­kulmasta otetaan huomioon toimialan ominais­piirteet, toimittaja­markkinoiden tilanne sekä tulevan yhteis­hankinnan houkuttelevuus. Segmentointiin lisättiin laajasti ympäristö­vastuun, sosiaalisen vastuun, taloudellisen vastuun ja innovaatioiden näkö­kulmia sekä hankinnan kohteen vaativuuden että toimittaja­markkinoiden hallittavuuden kannalta.

Esiselvityksen yhteydessä tehdään myös vastuullisuus­analyysi uudella tavalla suoraan toiminnan­ohjaus­järjestelmään. Tässä projektin vastuu­henkilöitä tukee Hanselin vastuullisuus­ryhmä.

Yhteishankintojen toimintamallit

Laaja ryhmä Hanselin asian­tuntijoita laati uuden ohjeistuksen tulevien yhteis­hankintojen toiminta­mallien valinnasta, kun esi­selvitys­prosessia ja ohjeistusta uudistettiin. Tavoitteena oli löytää parhaat käytännöt ja tehdä yhteis­hankinnoista mahdollisimman helppo­käyttöisiä ja edistää samalla markkinoiden toimivuutta.

Toiminta­malli­ohjeessa kuvataan erilaiset yhteis­hankintojen muodot. Mahdollisia ovat

• yhden toimittajan puite­järjestely
• useamman toimittajan puite­järjestely
• dynaaminen hankinta­järjestelmä.

Puitejärjestelyssä ehdot voi olla sitovasti sovittu tai niistä osa voi olla jätetty avoimiksi, jolloin toimittaja­valinnan mekanismina on kevennetty kilpailutus. Myös niin sanottu hybridi­mallin puitejärjestely on mahdollinen. Tällöin määritettyjä kiinteitä ehtoja noudattamalla toimittaja voidaan valita suoraan esimerkiksi etu­sija­järjestyksellä tai jos ehdoista poiketaan, kevennetyllä kilpailutuksella. Dynaaminen hankinta­järjestelmä voi olla puite­järjestelymäinen, niin sanottu perus­mallinen, tilaus­tyyppinen tai toimittaja­rekisterimäinen.

Hanselin kilpailutus­projekteissa työskentelevien asian­tuntijoiden työ­ohjeessa annetaan vinkkejä yhteis­hankinnan valmistelu-, kilpailutus- ja sopimus­vaiheeseen sekä esimerkkejä toiminta­mallien toimivuudesta ja käyttö­mahdollisuuksista eri hankinnoissa. Lisäksi otetaan kantaa mallien heikkouksiin sekä tilanteisiin, joissa kukin toiminta­malli voi aiheuttaa ongelmia.

Uusi ohjeistus otettiin käyttöön syksyllä 2023, mistä lähtien uudet esiselvitykset on tehty uudella mallilla.

Sinua voi myös kiinnostaa